Mesterséges intelligencia használata a projektmenedzsment feladatokban

A továbbfejlesztett egynapos, gyakorlatorientált képzés azon projektvezetőknek és projekttagoknak szól, akik már használnak AI-eszközt, és szeretnék megismerni hogyan használható az AI hatékonyan a saját projektmunkákban.

A nap egy kitalált, de nem egyszerű projektet visz végig öt szakaszban: egy 180 fős cég két telephelyet egyesít egy új irodában, közben hibrid munkarendet vezet be, kemény bérleti határidővel, külső szállítókkal és egy olyan céldátummal, amit valaki már kimondott az ügyfél előtt. A résztvevők ugyanazt a (szokásosan kusza) kiindulóanyagot kapják — vezetői levelek, hiányos ütemterv, árajánlat, költség- és kockázati táblák —, és ebből dolgoznak a képzési nap folyamán.

A képzés szakaszai:

1. Amit nem mondtak el — projektalapító dokumentum és érintettlista a kusza anyagból. Megnézzük, mire képes és mire nem képes (még) az AI.
2. A dátumtól a konkrét tennivalókig — munkalebontás, visszafelé tervezés a kemény határidőtől, becslés és a becslés mögötti feltételezések.
3. Adat, kockázat és forgatókönyvek — számítás adatkivonatokból, amit a résztvevő kézzel is visszaellenőriz; kockázati lista és egy csúszás végigszámolása.
4. A heti működés — kaotikus megbeszélés-jegyzetből döntés, feladat és nyitott kérdések listája; státuszjelentés a szponzornak.
5. Amikor baj van — eszkaláció és rossz hír. Itt az AI edzőpartner lesz, nem szövegíró.

Minden szakasz azonos felépítésű: rövid keretezés, munka az AI-jal, majd közös megbeszélés arról, mi lett jó, mi lett hihetőnek látszó, de rossz, és mit kellett volna másképp kérdezni vagy kezelni.

A képzés során a résztvevők a vállalati környezetben népszerű Microsoft Copilot ökoszisztémát használják, de a promptolási feladatok és módszerek más LLM modellben is felhasználhatók. A képzés alapvetően a klasszikus projektmenedzsment folyamatokra épül, de a csoport összeállítása alapján az agilis megfeleltetésekre, különbségekre is kitérünk.

Amit a résztvevő hazavisza

• Öt kész munkamenet, amit akár a saját projektjén is tud alkalmazni
• Sablonkészlet (projektalapító dokumentum, visszaszámolás, adatellenőrzés, kockázati lista korai jelekkel, státuszjelentés, eszkalációs levél)
• Ellenőrzőlista a kimenetek átvételéhez (forrás, tény, projektlogika, bizonytalanság, jóváhagyás, kommunikáció)
• Két-három saját elhatározás egy éppen futó feladatához kötve

A képzés szakértője és oktatója:

A képzést Nagy-István Ottó szakértő tréner fejlesztette és tartja. István közel 30 éves projektmenedzsment és üzleti elemző, szervezetfejlesztési tapasztalattal rendelkező szenior szakértő tréner. MBA diplomáját New Orleansban szerezte, dolgozott többek között a Deloitte-nál és az Ernst & Youngnál is mint üzletvezetési tanácsadó.

>Szakmai pályája során nagyon sok projektben vett részt vagy irányított, amely projekteknek nagy része átalakítás, integráció, szervezetfejlesztés, kultúraváltás volt. E tapasztalatok birtokában jelenleg is projekteket irányít, auditál, projekt-csapatokat vagy projektvezetőket képez és mentorál. Az AI megjelenésével folyamatosan használja és kihasználja annak előnyeit a projektmenedzsment és üzleti elemzési feladatok támogatására

A képzést projektvezetők illetve különböző projektekben szerepet vállaló projekttagok, projekt adminisztrátorok számára ajánljuk, akik szeretnék megismerni, hogy támogathatja, teheti hatékonyabbá a generatív mesterséges intelligencia a projektmenedzsment feladatok és munkák elvégzését.

AI a projektmenedzsmentben

• A projektmenedzser munkakörének tipikus fájdalompontjai és AI lehetőségek
• Az AI három szintje PM munkában (asszisztens → elemző partner → segítő munkatárs)
• Klasszikus és agilis működés AI szemmel
  • waterfall: dokumentáció, riportok, kockázat
  • agilis: backlog, user story, sprint működés (agilis esetben, a 2. szakasz lebontása backlogként is vihető)

Dokumentáció és követelménykezelés AI segítségével

• Projektindítás és scope meghatározás
• Kapcsolódó követelményelemzés
• User story-k és acceptance criteria-k készítése, backlog struktúra kialakítása (agilis esetben)
• Projekt dokumentáció generálás és frissítés (charter, RACI, scope)

Napi működés és meeting workflow

• Meetingek támogatása: jegyzetek, kivonatolások feldolgozása
• Döntések és action item-ek automatikus kigyűjtése
• Feladatkiosztás és követés (meeting → task → owner → határidő)
• Outlook / Teams integrációk lehetőségeinek rövid bemutatása

Kommunikáció és stakeholder menedzsment

• Státuszjelentések és executive summary-k készítése
• Stakeholder kommunikáció különböző szinteken
• Eszkalációs helyzetek kezelése (AI támogatással)
• Változáskommunikáció és döntés-előkészítés

Tervezés, döntéstámogatás

• Sprint és ütemterv tervezés támogatása
• Szenárióelemzés (csúszás, erőforrás-konfliktus)
• Döntési keretrendszerek AI támogatással

Kockázatkezelés és retrospektív

• Kockázatok azonosítása és strukturálása
• Kockázati mátrix generálása és finomítása
• Visszatérő problémák / korai jelek, kockázati minták felismerése
• Retrospektív elemzés és lessons learned

Adatelemzés támogatás

• Adatelemzés alapjai AI segítségével

Korlátok, felelősség és működési keretek

• Adatvédelem vállalati környezetben
• AI output validálása
• Hallucinációk kezelése
• PM felelősség és döntési szerep

Gyakorlati blokkok / workshop elemek (integrálva a képzésbe)

• Egyedi mintaprojekt end-to-end (scope → backlog → kockázat → státusz → kommunikáció) végigvitele
• AI workflow kipróbálása valós use case-en
• Egyéni AI bevezetési terv

Összefoglalás, kérdések és válaszok

• Összefoglalás, kérdések és válaszok

Felhasználói szintű számítógépkezelési és Microsoft Office 365 ismeret. AI-alapfogalmak ismerete, promptírási és -szerkesztési ismeretek, valamint gyakorlat valamilyen LLM-alapú eszköz (pl. Copilot, ChatGPT) használatában. Projektmenedzsment alapismeretek, korábbi projektben való résztvétel és tapasztalat.

A képzés végén a résztvevő:

• Képes felismerni a projektmenedzsment tipikus működési problémáit, és azonosítani azokat a pontokat, ahol az AI érdemi támogatást nyújthat.
• Megérti az AI különböző szerepeit a projektmenedzsmentben, és képes eldönteni, mikor használja asszisztensként, elemző partnerként vagy támogató munkatársként.
• Képes ismertetni az AI korlátait, működési kereteit és felelősségteljes AI használat elveit
• Képes AI segítségével támogatni a projektmenedzsment egyes fázisait és feladatait
• Képes kockázatok azonosítására, strukturálására és kockázati mátrixok kialakítására AI segítségével.
• Képes visszatérő problémák, korai figyelmeztető jelek és kockázati minták felismerésének támogatására.